EMA® E-Mail Archive Appliance®

Print to Archive® – Professionelle Dokumenten-Archivierung einmal anders

Print to Archive® erweitert EMA® zum Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente und erlaubt es Anwendern, alle oder ausgewählte Daten während des Druckvorgangs komfortabel und sicher digital zu archivieren. Um EMA® via Print to Archive® als Dokumenten-Archiv zu nutzen, bestimmt der Administrator über das EMA®-Benutzerinterface lediglich einen oder mehrere seiner vorhandenen Drucker als „Archivdrucker“. Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware sind nicht notwendig. Ein Druckvorgang bleibt danach im herkömmlichen Sinne bestehen – das Dokument wird wie gehabt auf Papier ausgedruckt, darüber hinaus jedoch automatisch digitalisiert und im EMA®-Archiv abgelegt. Eine gewöhnliche Papierablage wird somit überflüssig.

EMA® mit Print to Archive®-Feature.   Symbolbeschreibung EMA® legt eine verschlüsselte Kopie von jeder E-Mail und von jedem Dokument im Archiv ab. EMA® archiviert E-Mails und Dokumente speicher-unabhängig, d.h. die Archivierung kann auf jedem vorhandenen Storage-System erfolgen (lokale oder externe Speicher­systeme, z.B. Windows® Dateiserver, UNIX® NFS Ressourcen, etc.), oder auch lokal auf dem Cache-Bereich der entsprechenden EMA®-Hardware (nicht empfohlen). EMA® versieht die Kopie von jeder E-Mail und jedem Dokument mit einem digitalen Siegel (Zeit/Datum) und garantiert somit die Echtheit und Unversehrtheit eines im Archiv abgelegten Vorgangs (Echtheitszertifikat). Nur mit der jeweiligen EMA®-Hardware, mit der die archivierten E-Mail- oder Dokumenten-Kopien verschlüsselt wurden, können diese wieder entschlüsselt und lesbar gemacht werden. Ein Zugriff von nicht autorisierten Dritten auf das Archiv ist somit ausgeschlossen. Das Feature Print to Archive® erlaubt es Anwendern, zusätzlich zum Ausdruck eines Dokuments auf Papier, alle oder ausgewählte Daten, während des Druckvorgangs automatisch, komfortabel und sicher digital zu archivieren. Das Feature Scan to Archive® ermöglicht die einfache und bequeme Archivierung von herkömmlichen Posteingängen in Papierform in das digitale Archiv. Mit Hilfe des 4-Augen-Prinzips kann das Unternehmen bei der Konfiguration von EMA® festlegen, welche Operationen nicht von einer Person allein ausgeführt werden dürfen.

Im Gegensatz zu arbeits- und kostenintensiven Dokumenten-Archivierungslösungen, die Bedienungs-Know-How und ein komplexes Ablagesystem erfordern und oft die gewöhnliche Papier-ablage nachbilden, wird bei Print to Archive® einfach und zeitsparend archiviert. Frei nach dem Motto „ungeordnet archivieren, einfach suchen, geordnet finden“ werden die Dokumente im Archiv abgelegt – schnell, einfach und ohne dass der Anwender zusätzliche Sortierungen oder weitere Arbeitschritte vornehmen muss. Mit Hilfe der von ARTEC neu entwickelten umfangreichen EMA®-Volltextsuche, die durch professionelle und einfache Handhabung besticht, kann der Benutzer ein archiviertes Dokument jederzeit komfortabel suchen, finden und mit einem Mausklick wiederherstellen.

Genau wie bei der E-Mail-Archivierung werden bei Print to Archive® sämtliche Daten von EMA® verschlüsselt und mit einer digitalen Signatur für unveränderbare Inhalte sowie einem digitalen Zeit- und Datumsstempel versehen, wodurch jederzeit maximale Sicherheit für archivierte Daten gewährleistet ist. Print to Archive® stellt dem Anwender einen eindeutigen Nachweis über die Echtheit seiner Daten und ein gesetzeskonformes Dokumenten-Archiv zur Verfügung, ohne die sonst üblichen langwierigen Arbeitsschritte, die bei der herkömmlichen Organisation eines Papier- oder Dokumenten-Archivs anfallen.

Print to Archive®

Scan to Archive® organisiert den herkömmlichen Papier-Posteingang in das sichere Dokumenten-Archiv.